Vlastní stavy
Neomezený počet stavů s vlastním názvem, barvou a pořadím. Jeden z nich označíte jako výchozí pro nové zakázky.
Součást všech tarifů
Workflow zakázek podle skutečného postupu vaší dílny
Stavy zakázky si pojmenujete, seřadíte a obarvíte sami. U každého určíte, zda má odejít zpráva zákazníkovi a která pole musí být vyplněná, než do něj zakázka smí přejít. Nastavení tak odpovídá tomu, jak práci předáváte ve svém provozu.
Stavy mají popsat skutečný postup práce
Základní trojice „přijato, v řešení, hotovo“ nemusí stačit ve chvíli, kdy potřebujete rozlišit, proč se na zakázce právě nepracuje. Jiný další krok má práce čekající na náhradní díl, jiný zakázka předaná zákazníkovi ke schválení a jiný hotový kus čekající na vyzvednutí. Samostatný stav dává týmu tuto informaci přímo v seznamu.
V Clouderisu si stavy zakládáte sami a jejich počet není omezený. Každý má vlastní název, barvu a pořadí. Barvy se používají v seznamu zakázek i v kalendáři prací, kde pomáhají odlišit například rozpracované zakázky od těch, které čekají na externí podnět.
Druhá vrstva jsou typy zakázek. Zatímco stav říká, kde zakázka je, typ říká, o jaký druh práce jde — záruční oprava, placený servis, garanční prohlídka, reklamace. Typ se hodí pro filtrování, pro statistiky a pro rozlišení, na které zakázky se má vázat pravidelný servis.
Třetí vrstva jsou vlastní pole. K zakázce i k produktu si přidáte pole, která váš obor potřebuje. K dispozici jsou čtyři typy: text, celé číslo, desetinné číslo a zaškrtávátko. U pole určíte, jestli je povinné, jestli se má tisknout na sestavu a jestli se v něm má dát vyhledávat.
Základní prvky vlastního postupu
Povinná pole podle stavu
U stavu vyjmenujete standardní i vlastní pole, která musí být vyplněná, než do něj zakázka přejde.
Notifikace na přechodu
Ke stavu přiřadíte šablonu e-mailu nebo SMS. Zákazník se dozví o posunu, aniž byste na to museli myslet.
Podrobnosti: Notifikace na přechoduTypy zakázek
Rozlišení druhu práce pro filtrování, statistiky a navázání pravidelného servisu.
Vlastní pole
Text, celé číslo, desetinné číslo nebo zaškrtávátko na zakázce a na produktu, s volbou povinnosti, tisku a vyhledávání.
Uložené filtry
Kombinaci stavu, typu a vlastních polí uložíte jako pohled, ke kterému se můžete opakovaně vracet.
Vlastní workflow oceníte, pokud
- potřebujete rozlišit několik konkrétních stavů a lidé se ptají, kde která zakázka je
- potřebujete rozlišit „čeká na díl“ od „čeká na zákazníka“
- chcete zabránit tomu, aby se zakázka uzavřela bez vyplněných údajů
- děláte různé druhy práce, které chcete vykazovat odděleně
- používáte oborové údaje, jako jsou rozměry, odstíny nebo naměřené hodnoty
- chcete zákazníka informovat automaticky při posunu zakázky
Kde končí možnosti nastavení
Nastavení pokrývá stavy, jejich podmínky a notifikace, nikoli komplexní automatizaci procesů.
- Vlastní pole mají čtyři typy: text, celé číslo, desetinné číslo a zaškrtávátko. Není mezi nimi výběr ze seznamu ani datum.
- Vlastní pole se dají přidat k zakázce a k produktu, ne k zákazníkovi, objednávce nebo rezervaci.
- Není tu automatizace typu „po třech dnech ve stavu udělej X“. Automatická je notifikace při přechodu.
Časté dotazy
Kolik stavů si můžu vytvořit?
Počet není omezený. Praktické je začít jen se stavy, které mají jasný význam pro další práci, a další přidat podle zkušeností z provozu.
Jak funguje kontrola povinných polí?
U každého stavu vyjmenujete pole, která musí být vyplněná. Pokud některé z nich chybí, zakázka do daného stavu nepřejde. Vybrat lze standardní i vlastní pole.
Jaké typy vlastních polí jsou k dispozici?
Text, celé číslo, desetinné číslo a zaškrtávátko. U každého pole se určuje, zda je povinné, zda se má tisknout na tiskové sestavy a zda má být prohledávatelné ve filtrech.
Jaký je rozdíl mezi stavem a typem zakázky?
Stav říká, kde se zakázka právě nachází a jaký je její další krok. Typ určuje, o jaký druh práce jde — například záruční oprava nebo placený servis. Typ se používá pro filtrování, statistiky a navázání pravidelného servisu.
Můžeme mít různé workflow pro různé druhy zakázek?
Stavy jsou společné pro celý účet; systém tedy nevynucuje samostatné workflow pro každý typ zakázky. Jednotlivé druhy práce můžete rozlišit typem, podle kterého zakázky také filtrujete.
Je nastavení workflow v bezplatném tarifu?
Ano. Vlastní stavy, typy zakázek i vlastní pole jsou dostupné ve všech tarifech včetně bezplatného STARTu.
Vyzkoušejte Clouderis ve vlastním provozu
Účet založíte zdarma a bez závazku. Na placený tarif přejdete, až budete potřebovat vyšší limity nebo rozšířené funkce.